Een steeds groter deel van onze uitwisseling van informatie gebeurt via elektronische weg, en dit document bevat enkele tips om deze elektronische uitwisseling zo efficiënt mogelijk te laten gebeuren, met de nadruk op de uitwisselbaarheid tussen verschillende computerplatformen (Windows, MacOS, Linux, Unix, …). Het eerste stuk van dit document bevat de tips, met onder andere een uitleg over hoe je PDF-versies van je documenten kan aanmaken. Het tweede stuk bevat wat meer uitleg over de achtergronden en het gemeenschappelijke lange-termijn nut ervan.
Hopelijk helpt dit document je om een meer efficiënte en kritische gebruiker van de moderne Informatie- en Communicatie-Technologie te worden. Opmerkingen ter verbetering van de tekst zijn steeds van harte welkom.
Tips
Voor gewone tekst-informatie (zoals de aankondiging en de agenda van een vergadering, bezoek of conferentie; opmerkingen bij een verslag of discussie, enz.) is gewone tekst het meest geschikt.
Gewone tekst neemt ook veruit het minste aantal bytes in beslag, zodat zowel het netwerk als de servers minder belast worden. Een Word-document neemt al snel tientallen keren meer plaats in dan een tekst-bestand met net dezelfde inhoud; vermenigvuldig dit met de tientallen tot honderden bestemmelingen van een bericht, en met het groeiend aantal van dergelijke dagelijkse berichten, en je komt uit op enorme verspilling van middelen.
Veel Windows-gebruikers schijnen niet te weten hoe gewone tekst aangemaakt kan worden, of hoe email-bijlagen in gewone tekst (.txt) te openen. Notepad is een heel eenvoudige tekst-editor, aanwezig op alle Windows-systemen, maar ook uw email-programma bevat ongetwijfeld een eenvoudige tekst-editor.
Voor verslaggeving waarin opmaak nuttig is (zoals een verslag van een vergadering; een lijst met studententhesissen; een tabel met afspraken; enz.) gebruik je best HTML.
HTML is de “programmeertaal” van webpagina's, en als dusdanig uitermate geschikt voor uitwisselbaarheid over alle computerplatformen. Niet alleen omdat het formaat neutraal is, maar ook omdat op alle computersystemen een grote keuze aan webbladeraars beschikbaar is. Het is ook eenvoudig om HTML van gelijk welk document aan te maken: je tekstverwerker, spreadsheet of emailprogramma hebben waarschijnlijk een optie “Opslaan als HTML” om je document in HTML op je harde schijf te bewaren.
HTML is ook erg eenvoudig om “puur” te gebruiken: je hoeft maar een tiental HTML-codes te kennen om met zelfs de meest eenvoudige tekst-editor een document aan te maken, waarin de belangrijkste opmaak-mogelijkheden beschikbaar zijn: hoofdingen op verschillende niveaus, opsommingen, benadrukken, enz. Bovendien is er een groot aantal gratis HTML-editors vrij beschikbaar op het web.
Het resulterende HTML-bestand kan je op verschillende manieren aan je correspondenten kwijt:
-
Ofwel stuur je het HTML-document als bijlage (“attachment”) met een email mee. Het emailprogramma van je correspondent zal hoogstwaarschijnlijk geen probleem hebben om deze bijlage in een browser te openen.
-
Voor gebruik binnen éénzelfde organizatie is het vaak mogelijk om het document op een lokale server te plaatsen. De voordelen van deze werkwijze zijn dat je de brievenbussen van je correspondenten niet nodeloos volpropt, en dat je niemand verplicht om honderden kilobytes door zijn of haar modem te sleuren als ze het ongeluk hebben om je bericht van thuis uit of op verplaatsing te lezen. Het nadeel is dat zulke gedeelde servers regelmatig gewist worden, en je document dus maar tijdelijk ter beschikking is. Het feit dat het document voor iedereen zichtbaar is kan natuurlijk zowel een nadeel als een voordeel zijn, afhankelijk van de inhoud en bedoeling van het document.
-
Voor verspreiding buiten je eigen lokale organisatie bestaat de mogelijkheid om het HTML-document op een persoonlijke webpagina te plaatsen. Van deze methode wordt zelden gebruik gemaakt, waarschijnlijk omdat te weinig mensen weten dat dit kan, en hoe dit moet. Je hoeft het HTML-document enkel maar in een daarvoor voorziene map te plaatsen. (Vraag je systeembeheerder om de juiste lokatie.) Dan kunnen al je correspondenten het document bekijken via hun web browser, als je hen het web-adres meedeelt. Bijvoorbeeld: <http://www.mech.kuleuven.ac.be/~bruyninc/efficiente-ict/welcome.html>. (De hoek-haakjes rond het adres maken het aan de meeste email-programma's duidelijk dat het hier om een web-adres gaat, en ze zullen dus de vaak lange adressen niet splitsen bij het doorsturen naar de web-bladeraar.)
De voor- en nadelen van deze web-pagina-procedure zijn gelijkaardig aan die van de procedure met de pool disk. Je document blijft echter wel ter beschikking totdat je het zelf wegveegt. Vergeet dus niet van tijd tot tijd je web-map op te kuisen.
Voor verslaggeving waarin strikte opmaak echt noodzakelijk is (bijvoorbeeld rapporten of brieven met een voorgeschreven huisstijl) vertaal je je document best naar PDF (Portable Document Format). Ook dit formaat is door redelijk wat programma's met één druk op de knop aan te maken, op alle computers te lezen (met behulp van bijvoorbeeld het Acrobat Reader programma), en het document ziet er overal precies hetzelfde uit. De kans is heel groot dat dat reeds op de computer van je correspondenten is geïnstalleerd, zodat die het dus ook met een eenvoudige muisklik kunnen openen. (Eventueel na het opslaan van de email-bijlage met het PDF document.)
Je maakt het document beschikbaar op dezelfde manieren als voor HTML: via email-bijlage, gemeenschappelijke server, of webpagina.
PDF aanmaken
Deze sectie legt kort uit hoe je, op een Windows machine, een PDF versie kan maken van je elektronische documenten. Onder MacOS, UNIX of Linux zijn programma's voor het aanmaken van PDF gewoonlijk reeds standaard beschikbaar, maar Microsoft ziet (terecht) een platform-onafhankelijk en krachtig documentenformaat zoals PDF als een grote bedreiging voor zijn eigen, bedrijfseigen en geheime formaten, en weigert vooralsnog een PDF-aanmaak in zijn software; de nieuwe versie van MS Office voorziet wel PDF-aanmaak.
Een eerste oplossing om onder Windows PDF-versies van documenten te creëren werkt met PDFcreator, Dit programma installeert een PDF Creator printer op je computer, die alles wat hij ontvangt omzet naar een PDF bestand.
Om een PDF document te maken volstaat het om vanuit het afdrukmenu de “PDF Creator” printer te selecteren, en af te drukken. Het “afdrukken” kan een tijdje duren (je kan de vooruitgang zien door op het printericoontje onderaan rechts te klikken). Na een tijdje zal er een dialoogvenster verschijnen waarin je de naam van de auteur en het document kan invullen. Vervolgens volstaat het om op Opslaan te drukken om alles naar een PDF bestand weg te schrijven.
(Met dank aan Remko Troncon voor deze informatie!)
Een tweede oplossing is OpenOffice.org: dit is een uitgebreid “Office” pakket, waarmee je de meeste Microsoft Office documenten kan inlezen, en die rechtstreeks in een PDF-versie kan opslaan.
Een derde manier is wat flexibeler, maar ook een beetje meer omvangrijk:
-
Installeer Ghostscript. Dit is een vrij pakket, dat onder andere toelaat om PostScript of andere printer-uitvoer om te zetten naar PDF. Alle informatie vind je hier.
-
Installeer GSView. Dit is een ander vrij pakket, dat grafische visualisatie van Postscript-bestanden ondersteunt. Alle informatie vind je hier.
-
Print je document naar een Postscript bestand, gebruik makende van een driver voor een Postscript printer. Je zal dus bij de print-dialoog voor "Print to file" moeten kiezen, en een Postscript driver selecteren uit de lijst van bij je besturingssysteem meegeleverde printer drivers. Voorbeelden van zulke drivers zijn HP laserprinter of Apple Laserwriter.
-
Converteer naar PDF vanuit GSView. Je doet dat door het hierboven aangemaakte Postscript-bestand te openen in GSView, en daar klik je in het file-menu op "convert", waarbij je als device "pdfwrite" kiest. Het resultaat is een PDF bestand, herkenbaar aan zijn ".pdf" extensie.
Tenslotte bestaan er ook automatische oplossingen om .doc email-bijlagen om te zetten naar .pdf bijlagen, bijvoorbeeld doc2pdf.
Omzetten van Microsoft formaten naar PDF blijft natuurlijk een lapmiddel, en rechtstreeks aanmaken van documenten in open standaarden blijft aangeraden. Merk trouwens op dat in 2004 zowel of federaal als regionaal niveau richtlijnen zijn aangenomen die het gebruik van open standaardformaten verplicht maken in de nabije toekomst.
Achtergronden
Deze sectie geeft wat meer uitleg over waarom bovenstaande tips belangrijk zijn voor een efficiënt gebruik van ICT op middellange en lange termijn.
Het nadeel van Word en Excel als je een document wil rondsturen aan correspondenten is dat die formaten alleen leesbaar zijn voor wie die programma's op zijn computer heeft staan, en dan nog is vaak ook dezelfde versie van de software vereist. Het is dus nuttig om een formaat te gebruiken dat alle computer-gebruikers kunnen lezen, ongeacht het gebruikte besturingssysteem (Windows, Linux, Unix, MacOS, ...), en ongeacht de plaats waar ze zich bevinden (op hun normale werkplek, ergens op conferentie aan de andere kant van de wereld, thuis achter de modem, …).
Het lijkt op het eerste zicht “gebruiksvriendelijk” om je emails en communicatie aan te maken met Word of Excel, en om die dan met de Send-knop door te sturen naar je correspondenten. Maar heb je al aan de volgende punten gedacht?
-
Perenniteit. Elektronische gegevens zijn in de praktijk een veel korter leven beschoren dan hun op papier gedrukte tegenhangers uit het (nog niet zo verre) verleden. Besef dat zowat alle software-bedrijven hun bestandsformaten heel vaak wijzigen. Vaak alleen maar om hun gebruikers te verplichten nieuwe versies te kopen, en veel minder vaak omdat die wijzigingen echt nodig zijn.
-
Onafhankelijkheid door open standaarden. Gewone tekst, HTML en PDF zijn veel minder onderhevig aan de hoger-vermelde ``verouderings''-verschijnselen, omdat ze alle openlijk gepubliceerde standaarden zijn, waarvoor door meer dan één leverancier (gratis) software aangeboden wordt. Dit is niet het geval met Word of Excel!
-
Respect voor minderheden. Het mag dan nog een feit zijn dat 85% van de huidige computer-gebruikers Word of Excel op hun computer hebben staan, maar dan laat je toch nog altijd een zeer belangrijke minderheid in de kou staan! De voorgestelde alternatieven zijn voor 100% van de computer-gebruikers toegankelijk.
-
Hergebruik. De informatie die je vandaag genereert en rondstuurt moet morgen misschien herbruikt worden in een andere vorm en voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld: de gegevens rond publicaties, conferenties, bezoekers, enz. komt terecht in meerdere rapporten. Het is uitermate inefficiënt om stukken informatie uit Word of Excel bestanden te halen om die te hergebruiken voor andere doeleinden, omdat (i) deze formaten vorm en inhoud vermengen, en (ii) ze uiterst moeilijk door Microsoft-onafhankelijke programma's op een automatische manier te doorzoeken en te bewerken zijn.
Deze opmerking geldt ook voor PDF, maar niet voor gewone tekst en HTML (HTML-bestanden zijn immers ook in gewone tekst gecodeerd).
-
Beveiliging. Voor gevoelige informatie zijn Word of Excel zeker ongeschikt, omdat niemand buiten Microsoft weet hoe de informatie precies toegankelijk en beschermd is. De voorgestelde alternatieven kunnen, indien gewenst, met (open-standaard) encryptie-methodes beveiligd worden.
Bovendien zijn zowat alle Microsoft-programma's (Windows, Word, Excel en zeker Outlook) erg gevoelig voor virussen en andere security holes. Iedere gebruiker van deze programma's is mede verantwoordelijk voor de enorme kosten die deze tekortkomingen veroorzaken, rechtstreekse (tijds- en gegevens-verlies) zowel als onrechtstreekse (kosten voor virus-scanners).
-
Office-gebreken. De huidige situatie op het gebied van administratief computer-gebruik is van dien aard dat schijnbaar iedereen ervan overtuigd is dat Office “incontournable” is voor iedere administratie. Dit is echter een mythe die Microsoft met veel marketing-geld in stand tracht te houden, maar die ontluisterd wordt door de volgende observaties:
-
Een groot deel van de administratieve computer-taken bestaat uit communicatie en gegevens-verwerking. Dit zijn twee gebieden waar Office niet in uitblinkt, omdat voor beide gebieden open standaarden bestaan (tekst, HTML, SQL voor gegevensbanken) die de uitwisseling van gegevens en informatie quasi immuun maken voor monopolies zoals dat van Microsoft indien de gebruikers dit wensen.
-
Het is onmogelijk om met meerdere personen tegelijk aan Office-documenten te werken. (Microsoft biedt in zijn nieuwe Office wel deze mogelijkheid aan, maar enkel indien je een aantal van zijn duurste pakketten op je servers installeerst: SQL Server, Exchange, …) Dit is in fel contrast met de meest gehoorde argumentering voor het gebruik van Office: “we moeten tesamen met andere partners aan documenten werken.” Echte gelijktijdige samenwerking is wel mogelijk met formaten die op gewone tekst gebaseerd zijn, zoals bijvoorbeeld HTML.
-
Het is utopisch om te denken dat een Office document dat je aan correspondenten stuurt er na ontvangst precies eender zal uitzien als aan jouw kant. Factoren die voor verschillen zorgen zijn: niet aanwezig zijn van dezelfde fonts op precies dezelfde plaatsen op het systeem, of andere printer-drivers (zelfs als je niet afprint...). PDF biedt wel de mogelijkheid om een document ``self-contained'' te maken; HTML is, per definitie, niet geschikt op precieze opmaak te garanderen.
-
Office (zoals alle andere Microsoft-software) doet er alles aan om de gebruiker te forceren om Microsoft-formaten te gebruiken in plaats van andere formaten. Het was bijvoorbeeld voor Microsoft technisch even gemakkelijk om gebruikers hun documenten vanuit Office te laten doorsturen in een formaat naar keuze in plaats van in het Microsoft-formaat; het was even makkelijk om gratis PDF-schrijvers en -lezers, en PostScript-lezers te voorzien dan wel Word-lezers; het was even makkelijk om een krachtige tekst-editor aan te bieden in plaats van het gebrekkige NotePad of het veel te omvangrijke en typografisch inferieure Word; enzovoort.
-
De centrale toepassingsprogramma's voor elke administratie zouden niet de tekstverwerker of spreadsheet mogen zijn, maar wel de gegevensbank, de tekst-editor, en de web-formulieren! Het overgrote deel van de informatie-verwerking in administraties gebeurt immers toch via standaard-formulieren (zelfs de briefwisseling) en in normale tekst, en dezelfde gegevens moeten in verschillende formulieren herbruikt worden. Maar omdat Microsoft geen dominante positie bekleedt in het domein van gegevensbanken of web-toepassingen gebruikt het zijn monopolie om de gebruikers in de Office-dwangbuis te houden, terwijl het met dezelfde inspanning een veel gebruiksvriendelijkere en efficiëntere administratie-ICT had kunnen realiseren.
Voor iedere administratieve medewerker is het dus erg nuttig om zich bij te scholen op het gebied van het editors, gegevensbanken en het web.
-